Это лето принесло нам очень интересный и вдохновляющий опыт: мы взяли на себя организацию развлекательных мероприятий для нашего клиента — компании Ariston! Сегодня расскажем, как это началось, как проходит организация, за что мы отвечаем и каких результатов успели достичь. Ну, и, конечно, поделимся забавными случаями из практики.
Как все началось
Компания Ariston уже давно самостоятельно реализует внутреннюю программу мотивации для монтажников — частных специалистов и компаний, которые закупают газовые котлы и водонагреватели, чтобы устанавливать их своим клиентам или перепродавать в своих магазинах. И в этой программе предусмотрены регулярные мероприятия для участников по всей России и Белоруссии: Ariston организует для них развлечения с шоу-программой и рассказами о бренде, угощения, конкурсы с подарками. С мая 2022 года Ariston передала организацию таких мероприятий команде Fox In Box. Всего с этого времени и до конца сентября в нашем плане целых 40 событий!
Приятное + полезное
Цель таких мероприятий с точки зрения бренда — привлечь как можно больше монтажников и ритейлеров к программе мотивации Ariston и повысить лояльность к бренду тех участников, которые с нами уже давно. В небольших мероприятиях часто участвуют сотрудники небольших монтажных компаний, слесари-частники и магазинов сантехнического оборудования, которые предлагают продукцию Ariston, но пока не знают о нашей выгодной программе с подарками за продажи. Мы рассказываем им о бренде, показываем плюсы регистрации на портале Ariston, чтобы они начали зарабатывать баллы и получать подарки. Но большую часть вечера, конечно, занимает общение и развлечения. А на крупные события мы приглашаем топовых монтажников по итогам прошлых периодов, помогаем им отдохнуть и расслабиться.
Какие события мы организуем
Сейчас у нас большой пул задач по организации мероприятий для наших монтажников. Все события можно условно разделить на два вида.
- Маленькие — примерно до 20-30 человек в крупных и небольших городах. Они могут проходить как в магазине дистрибьютора, так и в отдельном зале, который мы бронируем специально по случаю.
- Большие — до 80 человек. Здесь масштаб посерьезнее: мы часто бронируем не только залы, но и загородные дома, гостиницы, нанимаем ведущих, организуем активности (например, баню или картинг) и, конечно, застолье с помощью проверенных служб кейтеринга. Самое крупное и значимое мероприятие из этой серии — «Летняя встреча». Оно ежегодное, и наши постоянные участники его очень любят.
Как мы организуем мероприятия
Если мероприятие небольшое, мы уже действуем по стандарту. Например, при его проведении в офисе компании или магазине, мы уточняем, какие там есть условия, какое оборудование нужно, достаточно ли места. А затем заказываем всё необходимое.
Если мероприятие масштабное (как, например, «Летняя встреча», которая проходит ежегодно и собирает до 70-80 человек), то процесс немного иной. Со стороны Fox In Box в организации участвует менеджер проекта и координатор проекта, а со стороны бренда — региональный менеджер, который отвечает за представительство бренда в нескольких городах. Обычно сначала мы составляем план мероприятия совместно с региональным менеджером Ariston: мы предлагаем варианты, а менеджеры могут их скорректировать с учетом местной специфики. Когда план согласован, мы составляем смету, ищем подрядчиков, составляем меню, согласовываем его с Ariston, закупаем оборудование. Если нужно, готовим дополнительные POS-материалы.
Региональные менеджеры Ariston контролируют мероприятие непосредственно на месте — приезжают в город и следят, чтобы всё прошло гладко. Обычно всё так и бывает, ведь у нас всё хорошо продумано.
Итоги мероприятий и отчетность
Мы очень довольны тем, как идет работа: и в плане показателей, и в плане положительных эмоций от мероприятий, и в плане нового опыта, который мы получили.
Только за июнь мы привлекли порядка 172 новых участников в программу мотивации, за июль — 145! По итогам месяца мы предоставляем клиенту подробный отчет, в котором указаны города, имена региональных менеджеров, количество участников, число зарегистрировавшихся людей и потраченный бюджет либо смету. Все данные подтверждены документами и прозрачны. Например, всех участников мы просим заполнить небольшие анкеты, которые затем прикладываем к отчету.
Но, конечно же, мы следим не только за регистрациями на портале Ariston. Нам важно понимать, как всё прошло, понравилось ли участникам, какие были замечания и что можно доработать в следующий раз. Мы спрашиваем это у наших региональных менеджеров, а они, в свою очередь, уточняют у участников и передают нам. Ну, и, конечно, фотоотчет! Куда же без него. Мы стараемся делать много фото, и не только с «официальной части», но и с развлекательной. В итоге всё прозрачно и для клиента, и для нас.
Призы и подарки
Это очень важная часть любой программы мотивации. У Ariston замечательные подарки! Они зависят от типа активности, всего у нас их три.
- Мероприятия. Здесь, помимо самого участия в мероприятии (оно для участников совершенно бесплатное), люди могут получить брендированные рюкзаки, кепки, футболки и другую сувенирную продукцию от Ariston, а также выиграть дополнительные призы за участие в конкурсах и соревнованиях.
- Чековые промо. Это акции по регистрации чеков, по итогу которых разыгрываются призы. В нашей практике в одном из таких промо каждую неделю по средам разыгрывались мелкие призы (чайники, блендеры, увлажнители, вентиляторы, колонки от Яндекса с Алисой), а по итогу месяца победители получили главные призы — два iPhone.
- Регулярные программы мотивации. Они ведутся на портале клиента, к которому у нас есть доступ. Наша задача — исполнять заказы, которые выкладывают участники, то есть обеспечивать быструю и беспроблемную доставку подарков. Среди главных подарков в основной программе мотивации — сертификаты популярных интернет-магазинов (в Белоруссии это онлайн-гипермаркет 21vek.by, Евроопт, а также OZ – аналог нашего OZON). Если суммы относительно небольшие, то участники могут выбрать пополнение мобильного телефона. Еще есть физические подарки, которые мы отправляем участнику домой. У Ariston это в основном что-то полезное для монтажников в работе: наборы гаечных ключей, отверток, термостаты, водонагреватели, котлы и др.
Словом, каждый найдет что-то полезное для себя.
Бонусная история №1: успеть за 20 минут
Обычно всё идет гладко, однако в самом начале у нас был один случай, который бросил нам вызов, заставил понервничать и проявить изобретательность. Мероприятие должно было состояться в начале июня, всё было заказано и запланировано, осталось только оплатить кейтеринг. Меню было заранее оговорено и продумано, вплоть до количества канапе. Мы договорились, что оплатим его в день события. Но буквально за полчаса до начала мы узнаем, что подрядчик нас бросил, и из-за отсутствия еды всё мероприятие под угрозой. Мы быстро сориентировались и поняли, что в соседнем городе у нас есть проверенный кейтеринг, позвонили туда и попросили обслужить нас по прежнему меню. Они приехали буквально через 20 минут и всё организовали. Мы им очень благодарны! Теперь мы перестраховываемся даже там, где, казалось бы, не должно быть никаких проблем. Больше подобных случаев не возникало.
Бонусная история №2: под дождем, но счастливые!
В конце расскажем вам забавную и греющую душу историю, которая с нами произошла. В конце июля в Краснодарском крае мы организовывали большое мероприятие более чем на 70 человек. Оно проходило в загородном комплексе с ресторанами, бассейнами и картингом. Но, к сожалению, нам не повезло с погодой: когда участники катались на картинге, полил дождь. Но это не помешало людям веселиться! Нам присылали фото и видео, на которых запечатлены промокшие, но счастливые и довольные участники, которые улыбались, как дети. Кстати, за победу в заездах им дарили дополнительные подарки: за призовые места котел и водонагреватель Ariston, а за прочие места в первой пятерке — сертификаты на этот картинг на следующие поездки. Погода словно почувствовала настроение участников: вечер закончился не только застольем, но и солнышком.